Faturas escaneadas no email, reembolsos a demorar semanas e o risco de multas da AT na conciliação. Ainda é assim na sua empresa?

 Descubra a Paynest: um software de gestão de despesas onde os seus colaboradores submetem uma fatura em 10 segundos e são pagos, no momento, sem trabalho administrativo da sua equipa! 

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Play Store

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Alguma vez sentiu que…

  • A sua equipa ainda recebe papéis ou faturas escaneadas, que têm que ser conferidas, aprovadas e pagas, num processo arcaico que demora uma eternidade?
  • Já teve problemas na conciliação de documentos a serem entregues à contabilidade - que podem gerar tributações autónomas e multas da AT?
  • Precisa de fazer gestão de adiantamentos, mas o processo envolve demasiada burocracia, milhentas autorizações e dá sempre dores de cabeça?
  • Tem recursos humanos especializados que estão frequentemente sobrecarregados por este tipo atividades burocráticas e rotineiras?
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Veja como a Paynest resolve o problema!

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Cumpra as políticas de despesa antes do dinheiro sair

A Inteligência Artificial da Paynest valida automaticamente as despesas de acordo com as políticas internas. As despesas que não cumprirem, são bloqueadas ou sinalizadas ao aprovador, reduzindo erros manuais e dores de cabeça no fecho do mês.

Não volte a correr atrás de faturas e comprovativos

Os colaboradores submetem despesas em 10 segundos com uma foto ao QR Code ou upload de imagem ou PDF na app. O estado de cada pedido pode ser acompanhado pelo colaborador e aprovador. A Paynest faz o arquivo digital das suas faturas, de acordo com o DL 28/2019.

Mantenha os seus registos certos à primeira

A Paynest lê o QR Code da AT, valida NIF, datas e impostos e exporta tudo pronto a integrar com o seu ERP (Primavera, PHC, SAP, Navision, entre outros). Menos reconciliações manuais, menos risco de tributações autónomas, menos surpresas em auditoria.

Dê autonomia à equipa sem perder o controlo dos gastos

Colaboradores submetem despesas e adiantamentos; chefias aprovam em dois cliques; a direção financeira acompanha tudo em dashboards por colaborador, departamento e centro de custo. A operação anda sozinha – mas o controlo fica nas suas mãos.
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Ivone Nunes
Ivone Nunes ★ ★ ★ ★ ★
A Paynest é um software que poupa tempo e esforço aos colaboradores.  E estão sempre prontos a ajudar.

Como funciona a Paynest?

Transforme um processo manual, cheio de papéis, emails e erros, num fluxo digital único: da submissão ao reembolso e conciliação com o ERP. Tudo controlado, auditável e em tempo real.

Submissão em segundos pelos colaboradores

Os colaboradores tiram uma foto à fatura ou carregam o documento na app e a Paynest captura os dados do QR Code, preenche automaticamente os dados da despesa e faz as conversões automáticas à taxa de câmbio na data da despesa.

Validação automática e regras de despesa

Cada despesa passa por verificações automáticas: leitura do QR Code da AT, deteção de faturas duplicadas ou inconformes e aplicação das políticas internas (plafonds, categorias, centros de custo, tipos de despesa). O que antes exigia revisão linha a linha passa a ser filtrado pela Paynest, que só envia para aprovação o que cumpre as regras definidas pela sua empresa.

Reembolso imediato e pagamentos automatizados

Assim que a despesa é aprovada, a Paynest prepara o pagamento a partir da wallet associada à sua empresa. Os colaboradores são reembolsados rapidamente, sem espera por “corridas ao banco” ou folhas de cálculo, e a tesouraria mantém sempre controlo sobre o saldo disponível e os movimentos efetuados.

Conciliação automática e análise em tempo real

Todas as despesas, adiantamentos e reembolsos ficam registados e organizados por colaborador, departamento, centro de custo e tipo de despesa. Dashboards e relatórios em tempo real permitem analisar padrões de gasto, cumprir as regras da AT e exportar informação já pronta a integrar com o seu ERP, reduzindo audit trails manuais e o risco de multas ou perdas de financiam
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Mapa de Km

Os colaboradores registam os percursos e a Paynest calcula automaticamente o valor a reembolsar com base no Google Maps e nas políticas da empresa. Evita contas manuais, erros em folhas de Excel e discussões sobre distâncias.
Ajudas de Custo

Cálculo automático de ajudas de custo segundo destino, datas, horas e regras internas.Cada movimento fica associado ao colaborador, centro de custo e entidade legal, pronto a exportar para o ERP e para a contabilidade.

Adiantamentos
Os colaboradores pedem adiantamentos na app, segundo fluxos de aprovação definidos por si. Cada adiantamento fica ligado ao colaborador, com despesas associadas e trilha de auditoria completa. A tesouraria sabe sempre quem deve o quê, sem folhas de Excel nem acertos de última hora.
Viagens, Passes e Outras Despesas Operacionais

Centralize despesas de viagens, alojamento, refeições, portagens, passes de transporte e outros custos do dia a dia. Orçamentos, aprovações e relatórios ficam no mesmo sítio, com limites e políticas aplicadas de forma automática.

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Benefícios para Toda a Equipa

A Paynest não é só para o departamento financeiro: simplifica a vida dos colaboradores no terreno, das chefias que aprovam e de quem responde pelo orçamento e pela compliance!

Colaboradores

Submetem despesas em poucos segundos, a partir do telemóvel, sem guardar papéis nem preencher folhas de Excel. Acompanham o estado de cada pedido na app e sabem exatamente quando vão ser reembolsados, sem ter de ligar para a tesouraria.

Chefias e Administração

Recebem pedidos já validados pelas regras da empresa e aprovam em dois cliques, onde quer que estejam. Deixam de perder tempo em trocas de emails sobre faturas, adiantamentos e mapas de km, e ganham uma visão organizada das despesas da sua equipa.

Direção Financeira  

Passa a ter um processo digital único para todas as despesas de colaboradores, com menos erros, menos risco de tributações autónomas e informação pronta a integrar com o ERP. Ganha controlo em tempo real sobre adiantamentos, reembolsos e centros de custo, reduzindo semanas de trabalho administrativo a poucos dias ou horas.

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José Soares
José Soares ★ ★ ★ ★ ★
É uma plataforma é muito fácil para todos, muito intuitiva. A Paynest nos trouxe ganhos  administrativos e financeiros muito elevados.

Isto é o que os nossos utilizadores dizem sobre a Paynest

Ivone Nunes
Diretora Financeira

“A Paynest é um software que poupa tempo e esforço aos colaboradores.  E estão sempre prontos a ajudar. “

Miguel fernandes Homem
Diretor de Recursos Humanos

“A escolha pela Paynest foi essencialmente pelo tempo que nos poupa na gestão de despesas e adiantamentos.”

José Soares
Engenheiro e Gestor Financeiro

“É uma plataforma é muito fácil para todos, muito intuitiva. A Paynest nos trouxe ganhos  administrativos e financeiros muito elevados. “

Rafael Silva 
CFO e Responsável Financeiro

“A Paynest é um grande solucionador de problemas. Acabou com a perda de tempo das equipas financeiras e dos colaboradores que antes perdiam imenso tempo para prestar contas e rebeceber pagamentos. “

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Estas são as perguntas mais frequentes que costumamos receber:

A Paynest é uma plataforma integrada de gestão financeira, potenciada por IA, que ajuda as empresas a poupar tempo e dinheiro na gestão de despesas, fornecedores e faturação. Numa única plataforma, as equipas financeiras conseguem controlar entradas e saídas de dinheiro, automatizar reconciliações com o ERP, gerar pagamentos e reembolsos, e garantir compliance com políticas internas e fiscais. A automação da Paynest elimina trabalho manual, reduz erros e aumenta o controlo operacional.
Sim. A Paynest permite gerir todo o ciclo de adiantamentos de forma digital e controlada: o colaborador solicita o adiantamento na app, o pedido segue o fluxo de aprovação definido pela empresa, o pagamento é feito a partir da wallet Paynest e, mais tarde, as despesas são associadas a esse adiantamento. Cada movimento fica registado com trilha de auditoria, regras de aprovação, limites e validações automáticas, o que reduz o risco de erro e garante total rastreabilidade e fiabilidade no processo.
Quando ativa a Paynest é criada uma wallet em parceria com a Modulr, que funciona como conta de pagamentos dedicada à sua empresa. Carrega essa conta através de transferências a partir do seu banco habitual e, a partir daí, a plataforma utiliza esse saldo para fazer reembolsos a colaboradores e pagamentos a fornecedores. A empresa mantém sempre controlo sobre o montante disponível e pode ajustar o saldo conforme as necessidades de tesouraria, sem dar acesso direto da Paynest à sua conta bancária principal.

Sim. As faturas submetidas na Paynest são válidas para efeitos fiscais e contabilísticos. A plataforma está em conformidade com o Decreto-Lei n.º 28/2019, que regula a desmaterialização e o processamento eletrónico de documentos fiscais em Portugal.

A Paynest assegura os requisitos através da preservação do ficheiro original da fatura, leitura automática do QR Code da Autoridade Tributária, registo de trilha de auditoria e armazenamento seguro em servidores na União Europeia, permitindo às empresas gerir despesas de forma totalmente digital, sem necessidade de arquivo em papel, e mantendo o cumprimento das obrigações fiscais.

A Paynest integra com todos os ERPs principais utilizados em Portugal, incluindo Primavera, PHC, SAP, Navision, entre outros. A integração não necessita de edições manuais, garantindo eficiência, rigor e total compliance.
A Paynest é uma plataforma altamente personalizável: centros de custo, fluxos de aprovação, plafonds, regras de km, ajudas de custo, limites por categoria e políticas específicas. Cada colaborador pode ter regras próprias, refletindo a realidade da empresa.
A Paynest calcula automaticamente o valor a reembolsar com base nos kms gerados pelo Google Maps e nas políticas da empresa. Nas Ajudas de Custo, o valor é calculado conforme as regras internas, datas, horas e destino da viagem, garantindo total rigor e compliance.
A IA valida automaticamente cada despesa: NIF, limites, categorias, duplicações, fraude e todas as regras específicas da empresa. Alertas são gerados sempre que há incumprimentos.

A leitura de QR Code e o OCR preenchem automaticamente os campos, incluindo faturas internacionais. A plataforma converte valores estrangeiros para euros com a taxa de câmbio do dia da despesa.

Os reembolsos são processados automaticamente após aprovação, podendo ser instantâneos, reduzindo atrasos e aumentando o engagement da equipa.

Ao implementar a Paynest na sua empresa, será criada uma wallet no Modulr, uma plataforma de pagamentos que garante a segurança e cobertura dos seus fundos. Durante todo o período de subscrição da Paynest, poderá ter controlo e gerir o montante depositado. A Modulr é autorizada e regulada pela Autoridade de Conduta Financeira (FCA) no Reino Unido, tem licença para operar na União Europeia e está sujeita a rigorosos requisitos regulatórios em termos de gestão de riscos e proteção de fundos dos clientes.

A Paynest adapta-se tanto a PMEs como a grandes empresas. A plataforma é totalmente configurável – fluxos de aprovação, centros de custo, regras de cálculo, políticas, entidades legais –, permitindo acompanhar as necessidades de cada fase de crescimento. Funciona em qualquer setor de atividade e está comprovada em organizações com múltiplas entidades legais: os utilizadores podem submeter, aprovar e gerir despesas ou faturas em diferentes empresas, com permissões totalmente configuráveis e controladas ao nível mais granular, garantindo compliance e controlo rigoroso em estruturas complexas.

A Paynest é uma plataforma modular, que disponibiliza três módulos principais: Gestor de Despesas, que inclui Mapa de Km e Ajudas de Custo, Gestão de Fornecedores (Accounts Payable) e Faturação (Accounts Receivable). Todos os módulos integram com os principais ERPs e permitem gerir pagamentos diretamente na Paynest.

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